Salesforceの場合、他のオブジェクトのデータを使って項目に値を表示する方法はいくつかありますが、①数式での参照②項目自動更新の２つがよく使われているようです。
①は文字通り参照していますのでその項目の値を変更することはできません。例えば売上画面で商品名を画面で選択した場合にその商品の値段を表示する場合に使います。
②はエクセル的に言うと別シートの項目をコピーして貼り付けるようなものです。ですので貼り付け先の画面でも項目は更新できます。例えば、見積のオブジェクトから売上のオブジェクトを作成する際に使われます。もう少し具体的に言いますと見積を作成したタイミングで売上のレコードを作成します。このときは見積段階での品目や数量がコピーされてすでに入っている状態です。実際に何かしらのサービスが提供され、その際にたとえば数量の変更などあった場合に数量項目を更新して売上を確定させる場合に使います。
①は項目を作る際に数式を選択することで実装できます。
②はワークフローにある項目自動更新と言うものを使いますがけっこう簡単にできますのでお試しください。